01.12.2022

Die Not-to-do-Liste: Mit weniger mehr erreichen

Bestimmt haben Sie schon mal eine To-do-Liste geschrieben. Die Liste ist sowohl im Alltag als auch im Job sehr praktisch und leicht umsetzbar. Aber kennen Sie auch die Not-to-do-Liste? Sie kann Ihnen ebenfalls helfen, lästige Zeitfresser auszuschalten und Prioritäten zu setzen. Sie ist für manche Menschen dafür sogar besser geeignet als eine To-do-Liste. Wir von Sutter verraten Ihnen, wie so eine Not-to-do-Liste funktioniert und für welche Szenarien sie sich besonders einsetzen lässt.

Jemand schreibt mit einem orangenen Drehgriffel eine Not-To-Do-Liste in ein Bullet Journal von Leuchtturm1917. Auf dem aufgeschlagenen Journal liegt ein petrolfarbenes Notizbuch. Daneben ist ein weiterer Drehgriffel in türkis, ein aufgeklappter Laptop, ein Glas Wasser, eine Grünpflanze und ein schwarzes Smartphone zu sehen. Einige weiße Büroklammern liegen verstreut darum. Der Untergrund ist hellgrau. Foto: Johanna Rundel

Wie funktioniert eine Not-to-do-Liste?

Haben Sie Probleme beim Selbst- und/oder Zeitmanagement? Können Sie schlecht priorisieren oder fällt es Ihnen schwer Aufgaben zu delegieren? Dann könnte eine Not-to-do-Liste genau das Richtige für Sie sein.

Eine Not-to-do-Liste trennt Wichtiges vom Unwichtigen. Das spart wiederum Zeit und Energie, macht Ressourcen frei und schärft Ihren Fokus auf das Wesentliche. Auf die Liste kommt alles, was Sie nicht erledigen wollen. So schalten Sie Zeitfresser aus und werden produktiver.

Einsatzbereiche für eine Not-to-do-Liste

Eine Not-to-do-List eignet sich für eine ganze Reihe beruflicher und privater Szenarien. Auch wenn Sie natürlich nicht einfach alles streichen können, worauf Sie keine Lust haben, kann Ihnen die Liste dabei helfen, eigene Bedürfnisse nicht länger zu ignorieren oder bestimmte Fehler nicht zu wiederholen. Wir haben ein paar typische Einsatzmöglichkeiten für Sie zusammengeschrieben:

Für grundsätzliche Lebenseinstellungen

Sie wollen sich nicht ständig mit anderen vergleichen, Menschen sofort in eine Schublade stecken oder immer zuerst das Schlimmste befürchten? Überlegen Sie, was Sie nicht mehr tun wollen, weil es nichts bringt, es Sie ausbremst oder Ihnen oder anderen schadet. Ab damit auf die immerwährende Not-to-do-Liste!

Jemand schreibt mit einem orangenen Drehgriffel eine Not-To-Do-Liste in ein Bullet Journal von Leuchtturm1917. Daneben ist ein Glas Wasser und eine Grünpflanze zu sehen. Einige weiße Büroklammern liegen verstreut darum. Der Untergrund ist hellgrau. Foto: Johanna Rundel
Eine Not-to-do-Liste hilft, eigene Bedürfnisse zu erkennen und bekannte Fehler nicht zu wiederholen.

Unser Tipp: Nutzen Sie ein Bullet Journal, zum Beispiel von LEUCHTTURM1917, als Werkzeug zur Selbstbeobachtung und Sortierung Ihrer Gedanken. Habit Tracker eignen sich besonders gut, um schlechten Angewohnheiten den Kampf anzusagen. In unserem Bullet Journal Lexikon verraten wir Ihnen alles, was Sie zu dem Thema wissen müssen.

Als tägliche Checkliste

Ablage, Steuererklärung oder Protokoll der Vorstandssitzung: Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie heute gerne verschieben, abgeben oder einfach ignorieren würden. Setzen Sie dann Prioritäten und verschieben Sie alles andere auf die "das-mache-ich-heute-nicht-Liste". Diese sollte natürlich nicht Tag für Tag immer länger werden – irgendwann müssen auch die blöden Aufgaben erledigt werden. Wie wäre es, wenn Sie sich selbst belohnen – zum Beispiel mit einem Eis oder eine Leseeinheit auf dem Balkon – wenn Sie etwas besonders Nerviges hinter sich gebracht haben?

Unser Tipp: Wenn Sie in einem absoluten Motivationsloch stecken und Ihnen gerade sowieso nichts Spaß machen würde: Erledigen Sie die Sachen, auf die Sie am wenigsten Lust haben, zuerst. Danach sind Sie glücklich, dass es geschafft ist und motiviert für nachfolgende To-dos. Alle weiteren Aufgaben gehen Ihnen viel leichter von der Hand.

Gegen schlechte Gewohnheiten

Der ständige Griff zum Smartphone, das schnell heruntergeschlungene Mittagessen oder das abendliche Feierabendbier… Eine Not-to-do-Liste hilft ungesunde und schlechte Verhaltensmuster zu erkennen und abzulegen.

Unser Tipp: Nutzen Sie für mehr Motivation bei der Umsetzung unsere hübschen Mantrakarten.

Im Job oder beim Projektmanagement

Bei welchen Aufgaben muss ich mich abgrenzen und klar "nein" sagen? Welche Verpflichtungen oder Abläufe saugen meine Energie ab? Auf Ihrer Not-to-do-Liste könnte zum Beispiel stehen: Ständig zwischen mehreren Projekten hin und her zu springen, viele Überstunden zu machen oder über Kollegen zu lästern.

Unser Tipp: Sie haben im Beruf Führungsverantwortung? Dann notieren Sie die Aufgaben, die Sie selbst erledigen auf eine To-do-Liste. Auf die Not-to-do-Liste kommen alle Aufgaben, die Sie an Ihre Mitarbeitenden delegieren wollen. So wird Ihre Not-to-do-Liste bei jemand anderem automatisch zur To-do-Liste.

Als Leitfaden:

Notieren Sie hier alle Fehler, die Sie nicht mehr machen wollen, beispielsweise beim Vorstellungsgespräch oder bei einer Präsentation. So sind Sie beim nächsten Mal besser vorbereitet.

In drei Schritten zur Not-to-do-Liste

Eine Not-to-do-Liste zu erstellen ist gar nicht so schwer. Wir zeigen Ihnen in drei Schritten, wie es geht:

1. Verpflichtungen erkennen: Notieren Sie sich alles, was Sie zu tun haben, und zwar in allen von Ihnen übernommenen Rollen (zum Beispiel: Elternteil, Coach oder Vorgesetze/r). Denken Sie dabei auch an die sogenannten Selbstverpflichtungen, wie Sport, soziale Kontakte und so weiter.

Tipp: Häufig fällt uns nur nach und nach ein, was wir wirklich jeden Tag leisten. Nehmen Sie sich Zeit und legen Sie diese Notizseiten großzügig an – so kann der Überblick über Ihre Verpflichtungen langsam wachsen.

2. Prioritäten setzen: Worin bestehen die Aufgaben wirklich? Und was ist nur Begleitarbeit, die sich mit der Zeit angesammelt hat? Sortieren Sie die einzelnen Bestandteile der unterschiedlichen Aufgaben nach Wichtigkeit.

3. Aufgaben streichen: Welche Verpflichtungen und Dinge können und wollen Sie loswerden? Ab damit auf die Not-to-do-Liste.

Es ist nicht immer leicht, Aufgaben zu delegieren und sich abzugrenzen. Es kann Mitmenschen schon mal vor den Kopf stoßen, ganz klar "Nein" zu sagen. Aber es lohnt sich!

Video: Das Pareto-Prinzip

Weniger tun und dabei mehr erreichen? Das klingt fast zu gut, um wahr zu sein! Wie Sie mit besserem Zeitmanagement Ihren Arbeitsalltag erleichtern, stellen wir Ihnen in unseren "6 Tipps für mehr Effektivität" vor. Eine weitere, hilfreiche Methode, ist das Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel genannt). Dieses Video erklärt Ihnen, wie diese Technik funktioniert.

Video Vorschaubild

Kommen Sie uns besuchen!

Kommen Sie doch gerne in unserem Geschäft in Freiburg vorbei und besorgen Sie sich alles, was Sie zur Umsetzung Ihrer Not-to-do-Liste benötigen. Neben hübschen Bullet Journals, beispielsweise von LEUCHTTURM1917, haben wir auch Klemmbinder, Geburtstagskalender, Visitenkartenetuis und vieles mehr im Angebot, was Ihnen beim Persönlichkeits- und Zeitmanagement helfen kann. Wir von Sutter beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihren Besuch!